Чек-лист удачной пресс-конференции
1. Определите тематику (инфоповод) и состав участников (спикеров) пресс-конференции. Для каждого из участников необходимо подготовить именную табличку.
2. Проверьте тексты ведущего и спикеров, установите для них дедлайны. Заранее обговорите, как можно обойти острые вопросы.
3. Уточните дату мероприятия, проверьте календарь событий в городе в этот день, обозначьте подходящее для пресс-конференции время.
4. Определите, будет ли у пресс-конференции администратор/ведущий. Его необходимо хорошо подготовить. Он должен ориентироваться в теме, знать все имена и должности, чтобы предоставлять слово спикерам.
5. Выберите подходящий пресс-зал, предварительно осмотрите его, узнайте, где находится вход/выход. Подготовьте необходимый перечень навигационных табличек.
6. Определите круг СМИ, которые собираетесь пригласить. Проверьте, чтобы были задействованы все виды СМИ: телевидение, радио, интернет, печать. Так можно получить широкий охват разных слоев аудитории.
7. Подготовьте и разошлите участникам пресс-релиз по теме с указанием спикеров события.
8. Обзвоните СМИ, которые подтвердили свое участие, накануне пресс-конференции, чтобы иметь точное представление о количестве присутствующих.
9. Подготовьте зал (микрофоны, видеоэкран, заранее закажите пресс-волл, если в этом есть необходимость, минеральная вода, стаканы, удлинители для розеток).
10. Позаботьтесь о пресс-пакете, в который можно положить не только материалы о компании, но и приятные брендированные мелочи вроде ручки и блокнота.
11. Если формат и бюджет позволяют, то можно включить в расширенную программу кофе-брейк.
12. В конце пресс-конференции уместно обменяться контактами с журналистами на случай, если у них возникнут вопросы при написании материала.
13. Если у вас есть возможность дополнительной мотивации для журналистов (например, билеты на мероприятия вашей компании), то нелишним будет упомянуть об этом в личных беседах.