Покупки для бизнеса. Что такое снабжение и управление поставками

Управление закупками и поставками построено на личных взаимоотношениях. Факты и цифры, бесспорно, важны: они помогут вам правильно определить цены, затраты, объемы и сроки доставки и пр. Однако именно люди и взаимоотношения между ними в конечном счете являются решающим фактором в создании стоимости.

Времена, когда институты, компании, департаменты или личности ценились только за свой статус и были уважаемы за свое имя, давно прошли. Теперь главное — это результаты.

В теории это абсолютно верно. Проведение тендеров — единственный способ не растратить зря деньги.

Однако на практике, когда имеешь дело с закупками в высшей степени специализированных услуг, да еще в условиях ограниченного рынка, подобный подход неприменим. Он хорош при покупке товаров, но не услуг творческих работников.

теории это абсолютно верно. Проведение тендеров — единственный способ не растратить зря деньги.

Однако на практике, когда имеешь дело с закупками в высшей степени специализированных услуг, да еще в условиях ограниченного рынка, подобный подход неприменим. Он хорош при покупке товаров, но не услуг творческих работников.

После того как вы провели десять счастливых лет, систематически подвергая поставщиков экзекуции, вам неожиданно открывается истина: все-таки стоит заключить с ними брак по любви и работать вместе ради счастливого будущего.

Техническое образование является большим преимуществом для специалиста отдела закупок, поскольку спецификации на приобретаемые товары — одна из важнейших составляющих процесса снабжения.

Итоги переговоров с поставщиком, проводимых за неопрятным столом на колченогих стульях в углу общего офиса, будут разительно отличаться от результатов переговоров, которые ведутся в маленьком, но аккуратном офисе, обставленном современной мебелью, с фотографиями на стенах, где вы наслаждаетесь игрой в гольф с его основными конкурентами.

Отделите прибыль от косвенных издержек. Если поставщик повышает цены на 7%, а вам удалось снизить эту цифру до 3%, то запишите это так: 3% — отрицательный итоговый результат; 4% — сбереженные средства за счет экономии на затратах.
• Учитывайте только 50% сэкономленных средств при закупке нового продукта. Возможно, это жесткое правило, но следует быть реалистами. Это означает, что, если вы закупаете некий новый продукт — может быть, даже капитальное оборудование, — вы всегда можете доказать, что цена, о которой вы договорились, и есть рыночная. Тот факт, что первоначальное предложение поставщика было на 20% выше, говорит скорее о позе, а не о реальной экономии. В то же время, если бы не профессиональные закупщики, вряд ли можно было бы рассчитывать на такую выгодную сделку. Учет только половины выгоды делает значимыми оба фактора.
• Экономия на затратах может быть способом учета экономии оборотного капитала. Снижение запасов — одна из основных функций службы закупок. Для этого существует множество разнообразных способов — от использования чужих складов до простого сокращения сроков снабженческих операций. Основная задача состоит в том, чтобы правильно и точно учесть сэкономленные средства. Как правило, это одноразовый процесс, и существует искушение записать его как фактор, влияющий на конечный финансовый результат. А влияние это неоспоримо. Службы закупок нередко страдают от годовой «сезонности», вызываемой финансовыми причинами, в результате чего образуется массовый дефицит продуктов. Конечно, все это влияет на итоговые показатели: сэкономленные средства учитываются на конец текущего года, следующие три месяца производство лихорадит из-за сложившегося дефицита сырья и материалов. Однако на самом деле вы просто сэкономили на затратах в краткосрочном периоде, и даже при наличии запасов — это одноразовая экономия. В силу этого ее статус можно определить как экономию на затратах.

Это дешевле/дороже, чем в прошлом году? Многие товары закупаются из года в год, что покрывает основной объем закупок. Установите цену за единицу продукции и используйте ее как показатель на календарной основе.
• Запись положительных и отрицательных факторов. Во многих компаниях отрицательные факторы нередко игнорируются, что просто неразумно. Даже если вы имеете дело с реальным товаром, мировые цены на который находятся вне вашего контроля, очень важно знать, что происходит. Представленные вами графики могут иногда быть не слишком красивыми, хотя, как бы странно это ни выглядело, как только вы покажете их другим представителям бизнеса, ваш кредит доверия моментально увеличится. А если благодаря умно составленному графику закупок вы смогли избежать крупных ценовых скачков, то это считается «экономией на затратах».
• Простой мультипликатор объема/затрат. Нет никакой необходимости искать более сложные пути: если вы сэкономили 10 фунтов на единице товара, а приобрели 1000 единиц, то ваша общая экономия составит 10 000 фунтов.
• Прогнозирование и последующий контроль. Составление бюджета и прогноза всегда «в моде». Просто оцените ваш годовой объем выпуска продукции, а затем сверьте сэкономленные средства с вашим прогнозом. Вы можете обнаружить, что прогнозы меняются год от года — это так и должно быть. Отделы закупок заявляют о сделках, которые принесут «миллионные экономии», при этом забывая о том, что для этого придется затоварить склады данным продуктом да впоследствии еще и списать его. И опять мы имеем классический пример кризиса доверия, когда служба закупок заявляет о «неминуемом» успехе, а бизнес получает плачевные результаты.
• Игнорирование инфляции. Это вопрос ваших договоренностей с бухгалтерией. И тем не менее учет этого фактора возвращает вас к реальности, когда вы делаете прогнозы или даете обещания, что тоже неплохо.

Воздействие на конечный финансовый результат: жесткая экономия, которая, несомненно, влияет на баланс.
• Опции: экономия, например, от снижения ставки на наем автомобилей или стоимости номеров в гостиницах.
• Экономия на затратах: уменьшение эффекта от повышения затрат; в этом пункте вы также сможете фиксировать эффективность проведенных улучшений и усовершенствований.
Интерес представляет анализ с точки зрения позитивного и негативного движения, который поможет не только получить реалистичную картину, но и избежать проблем с достоверностью ваших заявлений. Если вы только «считаете» экономию, то люди быстренько обесценят ваши данные.