Guía HBR: Céntrate en el Trabajo Importante

Cuando llegue el momento de actuar para alcanzar tus objetivos, centrarte en lo que sí harás, no en lo que no harás, es la manera más eficaz de lograr tus metas.

planifica cómo sustituirás tus comportamientos contraproductivos por otros más constructivos.

Resistir a la tentación es una parte clave para conseguir con éxito cualquier objetivo. Muchas veces, lo que queremos hacer es justo lo contrario a lo que tenemos que hacer. Puede parecer algo contraintuitivo, pero lo primero que tienes que hacer, si de verdad quieres resistirte a las tentaciones, es asumir que tu fuerza de voluntad es limitada.

Si te proporcionas una recompensa que recargue tu cuerpo y tu mente, tendrás más energía de la habitual para afrontar el próximo proyecto o tarea. Date un pequeño estí­mulo regenerativo a media mañana, a media tarde o a mitad del proyecto como ayuda para mantener la vitalidad inicial. Aquí tienes algunos ejemplos de recompensas regenerativas:

Meditar durante veinte minutos en un lugar aislado.
Emplear tu hora libre para cuidarte asistiendo a una clase de yoga, saliendo a correr o a caminar.
Hacer cinco o diez minutos de estiramientos en tu despacho siguiendo un vídeo en tu ordenador o en tu iPad.
Hablar con un buen amigo cinco o diez minutos.
Mimarte un poco con una segunda taza de café o con un tentempié tras cada hora de trabajo intensivo.

Decide cuándo y dónde harás algo y las probabilidades de que termines la tarea aumentarán de manera drástica. Siempre acabamos con puntos sin terminar en nuestras listas de tareas pendientes porque estas listas son una herra­mienta errónea para coordinar nuestros logros. Una lista es útil como herramienta para recoger datos, para que sepamos la cantidad de cosas que debemos hacer.

Un calendario, por otra parte, es una herramienta perfecta para coordinar nuestros logros diarios. Un calendario es finito: tiene las horas que tiene, ni una más, ni una menos. Esto se hace patente cuando intentamos amontonar una cantidad irrealista de cosas en un solo día.

Para muchos de nosotros, nuestra lista de tareas pendientes se ha convertido en una lista de culpabilidad; un inventario de todo lo que queremos hacer y debemos hacer pero que nunca hacemos. Y, cuanto más larga es la lista, menos probable es que lleguemos a todo; lo cual nos estresa todavía más.

Para muchos de nosotros, nuestra lista de tareas pendientes se ha convertido en una lista de culpabilidad; un inventario de todo lo que queremos hacer y debemos hacer pero que nunca hacemos. Y, cuanto más larga es la lista, menos probable es que lleguemos a todo; lo cual nos estresa todavía más.

Date recompensas. Por ejemplo, por cada tres elementos que logres tachar de tu lista de trabajo, permítete una tarea personal; o por cada tarea difícil de trabajo que logres terminar, recompénsate con tres tareas sencillas o divertidas.

Divide. Escoge una tarea y divídela en pequeños segmentos. Luego, en fragmentos todavía más pequeños. No confundas tareas pendientes con objetivos o proyectos. Una tarea pendiente es una acción única y específica que hará que un proyecto avance hasta que esté terminado, no es sólo un paso en el camino. Por ejemplo, «planificar la comida con el comité» es un proyecto, mientras que «llamar a Karen para obtener contacto para el catering» es una tarea.
Dividir tu tarea en acciones lo más pequeñas posibles te obliga a pensar en cada paso que tienes por delante. Al reflexionar sobre el método es más fácil escribir rápidamente ese mensaje que tienes pendiente, hacer esa llamada o archivar aquel otro informe, y ponerte a trabajar con menos asuntos que te distraigan.

Solemos pasar nuestra jornada actuando de una de estas dos maneras: reaccionando ante peticiones urgentes o concentrándonos de manera productiva en lo que hemos decidido de antemano que serán las tareas más importantes del día. La mejor manera de ser productivo es reducir el trabajo urgente para poder trabajar en lo que es realmente importante.