Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Правда, я тут не один, со мной такие же любители острых ощущений, собравшиеся в единственную в мире импровизационную оперную труппу — Impropera (www.impropera.co.uk).

Друзья говорят вам то, что вы хотите услышать. Союзники говорят вам то, что вам нужно услышать.

Я бы посоветовал вам, получив приглашение, отозваться вежливым письмом по электронной почте с просьбой ответить на два вопроса:
Какова цель этого собрания?
Какая конкретно польза будет от моего присутствия?
Нет ответа — не ходите. Если вместо цели собрания вам сообщат его тему, проведите своих корреспондентов через процесс «затем, чтобы» или удобный вам вариант этого процесса. И если в итоге обе стороны придут к выводу, что ваше присутствие целесообразно, уточните время, когда вы там действительно нужны (с такого-то часа по такой-то), чтобы не высиживать на всем собрании, из которого к вам отношение имеет только определенная часть.

редставим себе еженедельное собрание команды. Скажем, задача — поделиться информацией. Чтобы выявить цель, я добиваюсь от вас ответа: какая вам польза от этой информации.
Я: Вы делитесь информацией затем, чтобы...?
Вы: …все члены команды располагали этой информацией.
Я: О’кей. И что произойдет, если у всех будет эта информация?
Вы: Мы все будем в курсе.
Я: Хмм… И в результате...?
Вы: Мы сможем избежать ошибок, будем поддерживать связь, принимать более удачные решения...
Я: И если вы добьетесь всего этого, что это вам даст? Это все затем, чтобы...
И так мы спускаемся по лесенке, состоящей из ступенек «затем, чтобы, затем, чтобы», пока не убедимся, что достигли дна, того «зачем», которое передает суть вашего дела, а главное, удовлетворяет вас.
Вы: Чтобы учиться быстрее. Опережать конкурентов!
Я: Отличная цель! Почему бы не сформулировать ее в начале следующего еженедельного собрания? Прежде чем перейти к повестке дня, напомните коллегам, что вы собрались затем, чтобы учиться быстрее и опережать конкурентов. Думаю, это сработает лучше, чем тарелка овсяного печенья.

если вы искренне нацелены на создание ценностей — денежных, культурных, личных, интеллектуальных, социальных, коммерческих, общественных или духовных, вы находитесь на верном пути к организации Настоящей Встречи.

Цель простая: создавать ценности.

Я всегда задаю клиентам этот вопрос и прошу их задавать его самим себе: какую пользу принесет это собрание всем участникам?

Попросите членов своей команды или коллег составить список из десяти самых важных вещей. А потом пусть вычеркнут все, кроме трех самых главных, и полностью сосредоточатся на них

План и сценарий

В план включается все то, что предстоит сделать

Обычно именно содержание кладется в основу встречи. Контекст упоминается — при рассылке приглашения, — но достаточно бегло. Про цель вообще не говорят. В результате встречи, как мы уже говорили, богаты темами, но бедны смыслом. Много «что» и мало «почему».

Содержание

Что есть что на собрании