Хронометраж: система персонального управленческого учета

1. Распечатать нарисованную в Word табличку, или просто взять чистую бумагу, и начать учет своего времени. Без напряжения и попыток сразу что-то менять.

2. Фиксировать каждые 30-40 минут расходы времени с точностью до 5 минут. Если необходимость это делать забывается – не удивляться и начинать учет с того момента, в который вспомнилась.

3. Сразу или через 1-2 недели начать создание собственной аналитики. Совершать с ее помощью «ковровые бомбардировки» всего личного времени в течение 4-6 недель. Разрабатывать залежи времени, изгонять воров, налаживать учет и контроль.

4. Когда «вестибулярный аппарат» начнет работать уверенно и четко, начать «чистку» аналитики и создание экономной системы персонального управленческого учета.

5. С помощью определения информации по Уотермену совершать «точечные удары» по участкам, требующим повышения эффективности

Делегирование: «Было ли необходимым выполнять работу самому?». Техника личной работы: «Были ли оправданы затраты времени?» Целеполагание, самоорганизация: «Было ли целесообразным выполнение работы?». Планирование: «Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?». Для каждого из вопросов вышеописанным способом формируется относительный показатель. Л.Зайверт считает, что необходимо обратить особое внимание на соответствующее направление системы личной работы, если какой-либо из показателей превышает 10 %.

Тогда классификация будет выглядеть так: «работа относится / не относится к проекту А». Другой пример такого показателя: «работа относится / не относится к поглотителю «телефонный треп». Во всех случаях вы выделяете некий интересующий вас тип расходов времени, и начинаете фиксировать соответствующий ему показатель.

Итак, ваши практические действия:
1. Распечатать нарисованную в Word табличку, или просто взять чистую бумагу, и начать учет своего времени. Без напряжения и попыток сразу что-то менять.
2. Фиксировать каждые 30-40 минут расходы времени с точностью до 5 минут. Если необходимость это делать забывается – не удивляться и начинать учет с того момента, в который вспомнилась.
3. Сразу или через 1-2 недели начать создание собственной аналитики. Совершать с ее помощью «ковровые бомбардировки» всего личного времени в течение 4-6 недель. Разрабатывать залежи времени, изгонять воров, налаживать учет и контроль.
4. Когда «вестибулярный аппарат» начнет работать уверенно и четко, начать «чистку» аналитики и создание экономной системы персонального управленческого учета.
5. С помощью определения информации по Уотермену совершать «точечные удары» по участкам, требующим повышения эффективности
6. Присоединиться к тайм-менеджерскому сообществу сайта www.improvement.ru, чтобы делиться любым недоумением, сомнением, вопросом, советом, опытомс людьми, которые не только учат организации времени, но и сами делают.
7. Находить все новые и новые резервы эффективности, и радоваться жизни, которой стало больше, потому что стало больше времени, которое и есть – жизнь.

Любые данные хронометража – это первое различие. Соответствующее им второе различие – управленческие решения,которые принимаются с помощью анализа данных.

Отметим, что по-проектная аналитика, когда изучается набор данных о расходах времени на какой-либо проект, задачу, часто бывает более удобной и информативной, чем аналитика по календарным периодам, т. е. исследование расходов времени за неделю, месяц, и т. п.

Хронометраж – не самоцель, а инструмент получения информации и выработки «мышления, направленного на эффективность».

В первые 1-2 недели «предпроектного обследования» используется минимум коэффициентов, т. к. главная задача – выработка «чувства эффективности» вообще. Дальнейшие 3-4 недели – наращивание количества коэффициентов до максимума, усиление, углубление, дифференциация «чувства эффективности». Далее можно постепенно облегчать систему, отказываясь от отдельных коэффициентов. Критерий для отказа от коэффициентов дает «шкала обучения»:
1. Неосознанное незнание. Вы не знали, что можете посмотреть на свою деятельность с помощью показателя «расходы времени на ненужные телефонные разговоры».
2. Осознанное незнание. Узнали, что можете посмотреть, но еще не посмотрели.
3. Осознанное знание. Посмотрели; узнали, какой процент рабочего времени тратится на эти разговоры.
4. Неосознанное знание.Перестали учитывать расходы времени на разговоры, но безошибочно чувствуете, когда разговор становится неэффективным.

классификацию продуктивных работ: «работа по специальности – работа не по специальности – физическая нагрузка»

более сложный инструмент анализа, предлагает В.Парето. Анализ проводится следующим образом: по оси абсцисс располагаются статьи расходов времени в порядке возрастания важности; по оси ординат – суммарные расходы времени на каждую статью за исследуемый период. При этом желаемым состоянием считается такое, при котором получившийся график максимально близок к гиперболе (на самые важные дела тратится больше всего времени). Слабое место этого метода в том, что важные дела не всегда требуют на себя много времени, чего метод не учитывает.